jelaskan alat alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen

Paku/Jarum (Spindle).


Pada abad ke 16 alat ini digunakan sebagai peralatan untuk menyimpan arsip/dokumen, dan alat ini dinamakanrevokusioner , karena dokumen atau arsip langsung dapat di tancapkan pada paku/jarum yang menancap di papan atau dinding.



Lemari Besi/ Filling Cabinet


Filling cabinet adalah peralatan kantor yang mempunyai bentuk empat persegi panjang diletakan secara vertical dan berfungsi untuk menyimpan arsip. Ada 2 jenis filling cabinet, yaitu jenis lateral dan drawer. Lateral filling cabinetadalah lemari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan atas untuk menyimpan arsip. Sedangkan type filling cabinet drawer adalah lemari arsip  yang berbentuk laci dan dapat ditarik keluar masuk. Filling cabinet terbuat dari bahan metal yang kuat, dan tahan lama serta tidak lembab. Filling cabinet awal digunakan sekitar tahun 1800 –an sampai sekarang, dan arsip atau dokumen disimpan dengan posisi mendatar, jika dokumen arsip semakin bertambah, maka posisi arsip disusun berdiri berdasarkan abjad. Kian hari kian bertambah, maka semakin bertambah pula laci-laci yang diperlukan untuk penyimpanan, sehingga akan menimbulkan kesulitan bagi pengelolanya untuk mencari arsip yang dibutuhkan. Demi kelancaran dalam pencarian dokumen, maka posisi dokumen disusun berdiri berjajar. Untuk kelancaran dalam pencarian arsip atau dokumen para pengguna, maka lemari penjajaran berdiri dua laci sering digunakan menyamping meja,dengan demikian para pengguna dapat duduk/berdiri ketika ingin menyimpan atau mencari dokumen tersebut. Lemari besi yang mempunyai kapasitas 3 laci seringkali digunakan sebagai counter pada dibeberapa unit bagian yang ada hubungannya dengan para pengguna, sedangkan lemari besi 4 laci adalah lemari berdiri yang dikenal pada saat ini. Untuk lemari besi 5 laci juga banyak digunakan orang, dikarenakan lemari tersebut bisa menampung hampir 25% arsip lebih dari kapasitas lantai yang sama. Lemari besi ini cocok dipakai untuk seorang karyawan yang mempunyai tempat kerja relatif sempit.



                                                  esourcing.surabaya.go.id


  


Lemari Rak /Open-self file.


Susunan atau jajaran dokumen pada lemari terbuka, untuk penyusunan atau pencarian dokumen dapat juga dilakukan melalui samping. Sama hal dengan rak, lemari rak ini mempunyai ukuran lebar sekitar 80 cm dengan memiliki rak dari 2 sampai 8 tingkat, dan dokumen-dokumen tersebut disimpan di folder, dengan demikian pencarian dokumen/arsip akan mudah dan lebih cepat. Biasanya jenis  lemari rak ini, digunakan untuk menampung dokumen dengan kapasitas yang besar, dengan volume penjajaran tak kurang dari 100 per harinya. Apabila ada tambahan volume dokumen, maka rak dapat ditambahkan lagi ke atas. 


Lemari Rol (Compact Rolling Shelving)


Lemari Rel berfungsi untuk menyimpan dokumen atau arsip yang ditaruh berjajar, dan dapat bergerak maju atau mundur disebabkan lemari memiliki rel dibagian bawahnya. Lemari rel ini bisa bergerak dengan bantuan tenaga manusia atau secara mekanis. Jenis lemari rel ini sangat efisien dalam pemakaian ruangan untuk penyimpanan dokumen atau arsip. Dari sisi keunggulan lemari rel ini ialah untuk penyimpanan dan pencarian, keamanan (karena lemari ini bisa dikunci), nyaman, bersih dan sangat tepat untuk penyimpanan arsip dengan jumlah yang cukup besar.


Setelah melihat bentuk dan fungsi dari tempat penyimpanan dokumen atau arsip, berikutnya pengelola dokumen arsip harus memilih peralatan mana yang cocok untuk digunakan. Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan terlebih dahulu untuk menentukan peralatan mana yang cocok dipakai untuk menyimpan dokumen arsip adalah sbb;