Faktor yg menentukan syarat keberhasilan negosiasi

Faktor penentu keberhasilan negosiasi tergantung pada aspek – aspek berikut ini, yakni:

A.      Persiapan negosiasi. Persiapan negosiasi mencakup penentuan saran dan prioritas, mengumpulkan informasi, dan menentukan strategi yang akan digunakan.

Persiapan negosiasi, yang terdiri dari:

1.       Mengumpulkan informasi

2.       Menetapkan sasaran

3.       Menentukan prioritas

4.       Menginvestigasi segala informasi tentang pihak lawan

5.       Mengembangkan strategi negosiasi

6.       Mengetahui keterikatan atau batasan mandat yang diberikan pada negosiator

7.       Mempertimbangkan konsekuensi kegagalan

B.      Diskusi. Diskusi adalah suatu tahap yang menandakan dimulainya negosiasi. Diskusi tentang objek negosiasi biasanya dimulai dengan pernyataan pembukaan oleh kedua belah pihak. Pada tahap ini, pada umumnya masing - masing pihak menyajikan kasusnya secara umum, mengklarifikasi posisi masing – masing dan meneggaskan pandangan mereka terhadap tiap masalah.

Diskusi dalam negosiasi, yang terdiri dari:

1.       Komunikasi. Komunikasi adalah proses pertukaran gagasan / pikiran dan penyatuan persepsi / sudut pandang, serta pemahaman atas objek negosiasi. Proses komunikasi melibatkan proses berbicara dan proses mendengarkan.

2.       Pertanyaan. Pertanyaan terdiri dari dua jenis, yakni: pertama adalah pertanyaan tertutup, yang merupakan pertanyaan spesifik dan langsung, yang biasanya mengundang jawaban singkat. Kedua adalah pertanyaan terbuka, yang merupakan jenis pertanyaan yang mengundang penjelasan lebih lanjut dan memberi kesempatan untuk menerangkan dan meyakinkan lawan bicara. Pertanyaan memiliki fungsi untuk mendapatkan informasi, untuk mengajukan pertanyaan dan konsistensi, untuk memeriksa apakah negosiator memahami keseluruhan  pembicaraan, dan untuk menunjukkan minat terhadap apa yang dikatakan seseorang.

3.       Memberi sinyal. Sinyal dapat diberikan melalui pernyataan verbal dan bahasa tubuh. Sinyal menunjukkan gaya negosiasi yang kompetitif dan kooperatif, apa –apa saja yang dibutuhkan, tingkat komitmen terhadap kasus yang sedang dibicarakan, dan apa – apa saja yang dapat dibahas lebih mendalam lagi.

4.       Penyajian argumentasi.

C.      Perundingan / tawar – menawar

Perundingan / tawar – menawar adalah suatu tahap dimana dilakukan diskusi yang membuka jalan untuk mengajukan tuntutan dan penawaran yang mengarah pada kesepakatan. Tahap ini terbagi atas dua (2) bagian, yakni: mengajukan proposal dan membuat konsesi.

D.      Penutup dan kesepakatan.

Pada tahap ini, kedua belah pihak secara aktif mencari posisis Menang – Menang dan mencapai suatu kesepakatan yang dapt mereka terima bersama.

Pada tahap ini seorang negosiator harus bisa memahami secara jelas tentang hasil negosiasi yang disepakati. Jika masih ada keraguan, seorang negosiator sebaiknya mengajukan pertanyaan untuk memastikan bahwa ia telah berbicara tentang hal yang sama. Jika sudah jelas, maka seorang negosiator sebaiknya mendefinisikan lingkup kesepakatan (misalnya berlaku untuk siapa). Jika sudah terdefenisikan, maka langkah selanjutnya adalah menulis apa saja yang telah disepakati, maupunkondisi-kondisi yang harus dipenuhi sebelum kesepakatan tersebut berlaku. Setelah itu, seorang negosiator akan memulai dengan kesepakatan setelah negosiator puas dan yakin / pasti bahwa kesepakatan itu sudah jelas dan tidak bermakna ganda. Seorang negosiator juga masih perlu memastikan bahwa apa yang telah disepakati mempunyai jangka waktu tertentu (tanggal berlaku dan jangka waktu kesepakatan). Kemudian seorang negosiator harus menyetujui konsekuensi jika ada salah satu pihak yang melanggar kesepakatan tersebut, lalu mempersiapkan prosedur penyelesaian perselisihan, dan memastikan bahwa sebuah kesepakatan untuk periode yang tidak ditentukan dapat menyebabkan beragamnya pelaksanaan kesepakatan tersebut di masa mendatang. Yang terakhir adalah menindak-lanjuti kesepakatan negosiasi setelah ditandatangani untuk memastikan pelaksanaannya.