Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis Surat dinas. Oleh sebab itu, pada Surat dinas ada.................dan...........

nomor surat dan keterangan dinas

kop pemerintahan / badan institusi
dan ada
Surat dinas hanya boleh ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu. Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis surat dinas. Oleh sebab itulah, pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat.